ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

– bezpečnostný dokument prevádzkovateľa – 

• PREAMBULA

Spoločnosť Clemence s. r. o. zachováva súkromie dotknutých osôb a snaží sa zodpovedne zbierať Osobné údaje v súlade s Nariadením 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri Spracúvaní Osobných Údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (Všeobecné nariadenie o ochrane Osobných údajov (ďalej ako „GDPR „)) a zároveň zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej ako „ZoOOU“).

S ohľadom na naše podnikateľské aktivity, druh a rozsah osobných údajov, s ktorými prichádzame do styku a ktoré spracúvame priamo my, alebo na základe nášho poverenia naši sprostredkovatelia sa zaväzujeme chrániť a rešpektovať súkromie všetkých dotknutých osôb v súlade s aktuálnymi predpismi o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov. Zásady vysvetľujú, kedy a prečo zhromažďujeme osobné informácie, ich rozsah, ako ich používame či podmienky, za ktorých ich môžeme prezradiť iným. 

Prevádzkovateľom osobných údajov v zmysle § 5 ods. 1 písm. o) ZoOO je spoločnosť Clemence s. r. o., so sídlom Slnečná 1770/33A, 900 25 Chorvátsky Grob, IČO: 52 004 937, zápis v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, Oddiel: Sro, Vložka č.: 132030/B (ďalej ako „Cleménce & Co“ alebo „Prevádzkovateľ“).

• DEFINÍCIE

„Osobné údaje“: akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby („Dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno priamo alebo nepriamo identifikovať, najmä pomocou identifikátora ako meno, identifikačné číslo, údaje o polohe, online identifikátor alebo jeden alebo viac faktorov špecifických pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, duševnú, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

„Dotknutá osoba”: identifikovaná alebo identifikovateľná fyzická osoba, ktorej sa Osobné údaje týkajú.

„Prevádzkovateľ údajov” alebo “Prevádzkovateľ”: subjekt, t.j. Cleménce & Co, ktorý určuje účely a prostriedky Spracúvania Osobných údajov; s výnimkou prípadov, keď je to výslovne určené právnymi predpismi platnými pre spracovateľské činnosti.

„Sprostredkovateľ údajov“ alebo “Sprostredkovateľ”: fyzická alebo právnická osoba, ktorá spracúva Osobné údaje v mene Prevádzkovateľa.

„Spracúvanie údajov”: akákoľvek operácia vykonaná s Osobnými údajmi, či už automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako je získavanie, zhromažďovanie, zaznamenávanie, organizácia, štruktúrovanie, ukladanie, úprava alebo zmena, vyhľadávanie, nahliadnutie, používanie, zverejňovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, usporiadanie alebo kombinácia, obmedzenie, vymazanie alebo zničenie.

„Pseudonymizáciou“ sa rozumie spracúvanie osobných údajov spôsobom, že ich nie je možné priradiť ku konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, ak sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie toho, aby osobné údaje nebolo možné priradiť identifikovanej fyzickej osobe alebo identifikovateľnej fyzickej osobe.

„Informačným systémom“ sa rozumie akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom základe alebo geografickom základe.

„Porušením ochrany osobných údajov“ sa rozumie porušenie bezpečnosti, ktoré vedie k náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene alebo k neoprávnenému poskytnutiu prenášaných, uchovávaných osobných údajov alebo inak spracúvaných osobných údajov, alebo k neoprávnenému prístupu k nim.

„Dotknutou osobou“ sa rozumie každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

• ZÁVÄZKY SPOLOČNOSTI CLEMÉNCE & CO TÝKAJÚCE SA OCHRANY O.U. 

Cleménce & Co sa zaväzuje zabezpečiť ochranu Osobných Údajov v rámci svojej spoločnosti:

• S cieľom zachovať dôvernosť a bezpečnosť Osobných údajov obchodných partnerov, zákazníkov a akejkoľvek inej osoby, ktorej Osobné údaje budú spracúvané;
• Prijatým záväzných firemných pravidiel a záväznej firemnej dokumentácie popisujúcej povinnosti osôb pri spracúvaní osobných údajov, ktorých cieľom je zabezpečiť dodržiavanie rovnakej úrovne ochrany pre všetky subjekty spolupracujúce s Cleménce & Co a vytvorenie rámca na prenos Osobných údajov.
• Monitorovaním dodržiavania zásad ochrany Osobných údajov v rámci Cleménce & Co prostredníctvom stálych školení.
• Sprísnením náročnosti pri výbere subjektov, ktoré budú spracúvať Osobné údaje (poskytovatelia služieb, dodávatelia, partneri, atď.).

• PREČO CLEMÉNCE & CO POTREBUJE OSOBNÉ ÚDAJE?

Cleménce & Co spracúva Osobné údaje iba na konkrétne, explicitné a legitímne účely a ďalej nespracúva údaje spôsobom, ktorý je nezlučiteľný s nasledujúcimi účelmi (okrem iných):

1. Plnenie obsahu zmluvy a zmluvných vzťahov s obchodnými partnermi, spolupracovníkmi a dodávateľmi Cleménce & Co.;
2. Manažment predzmluvného vzťahu s potenciálnymi klientmi – obchodnými partnermi, 
3. Marketing, propagácia a reklama Cleménce & Co.;
4. Vedenie účtovníctva a fakturácie Cleménce & Co.;
5. IT podpora a prevádzkovanie webového sídla Cleménce & Co.;

• AKÝ JE PRÁVNY RÁMEC?

Cleménce & Co zhromažďuje a spracúva Osobné údaje:

• v súlade s § 13 ods. 1 písm. a) ZoOOU na základe súhlasu dotknutej osoby (napr. marketing, newsletter);
• v súlade s § 13 ods. 1 písm. b) ZoOOU na účely plnenia zmluvy (napr. zmluva o poskytnutí služby, autorská zmluva a pod.);
• v súlade s § 13 ods. 1 písm. c) ZoOOU na účely dodržiavania zákonnej povinnosti, ktorej podlieha Prevádzkovateľ údajov (napr. povinnosti zákona o dani z príjmu, zákona o sociálnom zabezpečení a pod.);
• v súlade s § 13 ods. 1 písm. f) ZoOOU z dôvodu oprávnených záujmov, ktoré sleduje Cleménce & Co, okrem prípadov, keď sú tieto záujmy nahradené záujmami alebo základnými právami a slobodami tretej osoby (napr. pri ochrane autorských práv autorov a výkonných umelcov a pod.).

Všetko v závislosti od druhu právneho vzťahu, do ktorého vstupujete s Cleménce & Co.

• AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE ZBIERAME?

Cleménce & Co spracúva osobné údaje v nasledovnom rozsahu:

1. Pre účel plnenia obsahu zmluvy a zmluvných vzťahov s obchodnými partnermi, spolupracovníkmi a dodávateľmi (čl. 2 písm. A):
   1. meno a priezvisko;
   2. titul.;
   3. dátum narodenia;
   4. adresa bydliska;
   5. kontaktné údaje ako telefónne číslo a email;
   6. číslo bankového účtu;
   7. a iné bežné osobné údaje, ktoré sú potrebné na plnenie obsahu zmluvy, o ktorých ste v zmluve poučený;
2. Pre účel manažmentu predzmluvného vzťahu s obchodnými partnermi (čl. 2 písm. B):
   1. meno a priezvisko;
   2. adresa bydliska;
   3. telefonický a emailový kontakt;
3. Pre účel marketingu, propagácie a reklamy (čl. 2 písm. C):
   1. meno a priezvisko;
   2. email;
   3. dátum narodenia;
4. Pre účel vedenia účtovníctva a fakturácie (čl. 2 písm. D):
   1. meno, priezvisko;
   2. adresa bydliska;
   3. číslo bankového účtu;
   4. korešpondenčná adresa;
   5. dátum narodenia;
5. Pre účel IT podpory a prevádzkovania webového sídla (čl. 2 písm. E):
   1. preferencie „cookies“;
   2. IP adresa dotknutej osoby;

• PRÁVNY RÁMEC PRE SPRACÚVANIE OSOBITNÝCH KATEGÓRIÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV?

Osobitné kategórie Osobných údajov sú Osobné údaje, ktoré odhaľujú rasový pôvod alebo etnický pôvod, politické názory, náboženskú vieru, filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, údaje týkajúce sa zdravia alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie fyzickej osoby.

Cleménce & Co nespracúva osobitné kategórie Osobných údajov v žiadnom prípade. V prípade ak takéto údaje zverejní o sebe samotná Dotknutá osoba, Cleménce & Co jej oznámi, že takéto údaje nepotrebuje spracúvať a ani nespracúva, pričom zároveň postupuje v súlade s GDPR a takéto osobné údaje, pokiaľ sa dostali do sféry dosahu Cleménce & Co, vymaže alebo inak znehodnotí, o čom Dotknutú osobu informuje.

• AKÉ ĎALŠIE PRINCÍPY DODRŽIAVA CLEMÉNCE & CO?

Cleménce & Co zhromažďuje a spracúva Osobné údaje transparentným a zákonným spôsobom v rozsahu nevyhnutnom pre jej oprávnené obchodné záujmy, zohľadňujúc práva a slobody Dotknutej osoby:

• Kvalita údajov a proporcionalita osobných údajov: Cleménce & Co obmedzuje spracovanie a zber osobných údajov na najnižšie možné nutné minimum a to s ohľadom na účel spracovania (minimalizácia spracovaných dát), to všetko výlučne s vhodnými a relevantnými osobnými údajmi. Cleménce & Co podniká kroky a procesy, aby zabránila nadmerným alebo irelevantným prenosom osobných údajov od odosielateľa.

• Presnosť a aktuálnosť Osobných údajov: Cleménce & Co podniká kroky na zabezpečenie vymazania alebo opravenia údajov, ktoré sú nepresné alebo neúplné, so zreteľom na účel ich zhromažďovania alebo ich ďalšieho spracúvania.

• Primerané obdobie uchovávania údajov: Cleménce & Co uchováva Osobné údaje o zákonných požiadavkách a požiadavkách na uchovávanie obchodných údajov vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu Dotknutej osoby na obdobie, ktoré je potrebné na účely spracúvania Osobných údajov. Keď sa dosiahne maximálna doba uchovávania požadovaná platnými právnymi predpismi alebo doba uchovávania požadovaná na účely zbierania údajov (podľa toho, ktorý dátum nastane neskôr), Cleménce & Co podnikne primerané kroky na vymazanie Osobných údajov.

• Bezpečnosť a dôvernosť Osobných údajov: Cleménce & Co zaviedla náležité a komerčne primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré zabezpečujú dôvernosť Osobných údajov, ktoré zhromažďuje a uchováva. Tieto opatrenia zároveň chránia pred neoprávneným alebo nezákonným prezradením, sprístupnením, náhodnou stratou, vymazaním, zmenou alebo poškodením Osobných údajov, berúc do úvahy najmodernejšie technológie a náklady na realizáciu. Cleménce & Co prijíma príslušné opatrenia na zabezpečenie toho, aby Sprostredkovatelia údajov, ktorí majú prístup k Osobným údajom, primerane dodržiavali aspoň také prísne bezpečnostné opatrenia, aké uplatňuje Cleménce & Co. Z mechanického hľadiska sú osobné údaje chránené tak, že v listinnej podobe sú uzamknuté v plechových skriniach v uzamknutej budove – kancelárií, ku ktorej má prístup výlučne štatutár Cleménce & Co. Údaje v PC ako aj v mobiloch sú zaheslované a šifrované.

• DOCHÁDZA V CLEMÉNCE & CO K AKÝMKOĽVEK AUTOMATIZOVANÝM ROZHODNUTIAM TÝKAJÚCIM SA SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV?

Cleménce & Co podniká náležité kroky, ktoré zabezpečujú právo Dotknutej osoby nepodliehať rozhodnutiu, ktoré má právne účinky priamo sa týkajúce osoby alebo ovplyvňujúce osobu a ktoré je založené výlučne na automatizovanom Spracúvaní Osobných údajov, vrátane profilovania určeného na vyhodnotenie určitých osobných aspektov, ako napríklad výkonnosť pri práci, bonita, spoľahlivosť, osobné vystupovanie, atď.

V Cleménce & Co dochádza k čiastočnému automatizovanému spracúvania výlučne pri poskytovaní služieb newslettra a to v súlade s dokumentom označeným ako  „Súhlas so zasielaním newslettra a spracovaním osobných údajov“ zverejneným na webovom sídle Cleménce & Co.  

• AKÉ MÁ DOTKNUTÁ OSOBA PRÁVA?

Od Clémence & Co má Dotknutá osoba právo žiadať, a požiadavke musí byť vyhovené bez zbytočného odkladu:

• Byť v zrozumiteľnej forme informovaný aspoň o účeloch Spracúvania, kategóriách príslušných Osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, existencii transferov a používaní vhodných ochranných opatrení.

• Získať prístup k Osobným údajom Dotknutej osoby. V závislosti od situácie dotknutej osoby (obchodný partner, dodávateľ alebo iné) a platných právnych predpisov môžu byť Osobné údaje sprístupnené priamo, alebo prostredníctvom zamestnanca alebo inej osoby, ktorú určil prevádzkovateľ.

• Opraviť nepresné Osobné údaje,

• Vymazať Osobné údaje

• Ak je to uplatniteľné, získať obmedzenie Spracúvania;

• Ak je to uplatniteľné, uplatniť právo na prenosnosť údajov a získať od Cleménce & Co právo obdržať Osobné údaje, ktoré poskytla Dotknutá osoba Cleménce & Co, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte;

• Nesúhlasiť so Spracúvaním na účely priameho marketingu (vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom), a to kedykoľvek, bezplatne a bez nutnosti uvedenia legitímnych dôvodov.

• Podať sťažnosť dozornému orgánu ohľadom používania Osobných údajov podľa § 100 ZoOOU.

Dotknutá osoba môže poslať žiadosť na príslušnú kontaktnú adresu (podrobne uvedenú v informačných oznámeniach) poštou alebo prostredníctvom e-mailu na: mail@clemence.sk ktorý nájdete aj na webovej stránke Cleménce & Co.

Cleménce & Co môže vzniesť námietky voči požiadavkám, ktoré sú zjavne neúmerné, najmä počtom alebo opakovaným a systematickým charakterom.

• DOCHÁDZA K AKÉMUKOĽVEK PRENOSU OSOBNÝCH ÚDAJOV?

Cleménce & Co nepresúva ani neprenáša vaše osobné údaje do zahraničia za žiadnych okolností.

• RIEŠENIE SŤAŽNOSTÍ A MECHANIZMY VYMÁHANIA

Ak sú Osobné údaje sprístupnené, spracúvané alebo použité akýmkoľvek spôsobom, ktorý je v rozpore s týmito Zásadami alebo záväznými firemnými pravidlami, Cleménce & CO podnikne primerané nápravné opatrenia, ktoré môžu zahŕňať disciplinárne sankcie v súlade s platnými právnymi predpismi.

Ak sa Dotknutá osoba domnieva, že došlo k porušeniu týchto zásad a jej Osobné údaje sú spracúvané spôsobom, ktorý je nezlučiteľný s týmito zásadami, môže Dotknutá osoba podať sťažnosť nasledujúcim zainteresovaným stranám, garantujúcim nezávislosť  počas výkonu ich úloh. Cleménce & Co má zavedený osobitný postup, ktorý určuje úlohy a zodpovednosti súvisiace s riešením sťažností dotknutých osôb a prijíma, dokumentuje, vyšetruje a reaguje na sťažnosti týkajúce sa ochrany súkromia.

Po zaregistrovaní sťažnosti musí byť sťažnosť potvrdená a vybavená v primeranej lehote (jeden mesiac s možnosťou obnovenia/predĺženia lehoty na základe legitímnych dôvodov a v závislosti od stupňa zložitosti prípadu). Ak nie je Dotknutá osoba  spokojná s poskytnutými odpoveďami, má právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu podľa § 100 ZoOOU a/alebo súdu, pod ktorého jurisdikciu spadá Cleménce & Co. Pred postúpením prípadu príslušnému orgánu dohľadu alebo príslušnej jurisdikcii by každá strana mala vynaložiť maximálne úsilie na vyriešenie sťažnosti prostredníctvom vyššie uvedeného interného mechanizmu.

• KONTAKT NA CLEMÉNCE & CO

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa týchto Zásad alebo akýchkoľvek sťažností alebo žiadostí (napr. sprístupnenie, námietky alebo žiadosti o opravu) odporúčame, aby sa Dotknutá osoba obrátila na príslušný kontakt, ktorý je uvedený v informačnom oznámení:

Clemence s. r. o.,  Katarína Paľo, Ochrana osobných údajov

Slnečná 1770/33A, 900 25 Chorvátsky Grob, email: mail@clemence.sk

• ZÁVER

Tieto Zásady sa môžu z času na čas meniť a dopĺňať. Najnovšia verzia Zásad ochrany Osobných údajov bude zverejnená na internetovej stránke /web sídle/ Cleménce & Co, vyvesená na voľne prístupnom mieste v kancelárskych priestoroch Cleménce & Co a môže byť tiež distribuovaná (v tlačenej alebo elektronickej podobe).

V Chorvátskom Grobe, dňa 1.6.2021

_______________________________

Clemence s. r. o.

Katarína Paľo – konateľ